Mailman School of Public Health - # Como emitir Nota Fiscal de Telecomunicações (modelo 21 e 22) pelo Perficio As empresas de telecomunicação possuem um jeito diferente de emitir notas fiscais. Neste tutorial, você vai entender o processo de faturamento dos serviços de telecomunicações e como emitir suas notas através do Perficio. ## Introdução Ao contrário do que pensam muitos donos de provedor, os serviços de telecomunicação não são tributados pelo ISS municipal, mas sim pelo ICMS, que é estadual. Para recolhimento do ICMS, a empresa de telecomunicações deve possuir inscrição estadual e emitir Nota Fiscal modelo 21 ou 22. A legislação que regulamenta essas notas fiscais, assim como sua escrituração, manutenção e prestação de informações ao fisco é o Convênio ICMS 115/2003, do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ). O CONFAZ reúne as secretarias de fazenda de todos os estados da União. Recomendamos fortemente que a equipe ou escritório de contabilidade responsável pela área fiscal da sua empresa faça uma leitura atenciosa do documento do CONFAZ. Aviso importante: As orientações contidas neste tutorial são meramente educativas. Não podemos nos responsabilizar por eventuais divergências entre nosso entendimento e o da Secretaria de Fazenda do seu estado. Para assegurar a regularidade dos procedimentos fiscais da sua empresa, peça ao contador que faça uma consulta oficial à SEFAZ. O texto legal é extenso, mas para facilitar a compreensão do processo, preparamos um resumo a seguir com os pontos mais importantes para o seu provedor de acesso à internet. ## Como chegamos até aqui? Para compreender o funcionamento da Nota Fiscal de Telecomunicações, é importante ter em mente o contexto histórico. No ano de 2003 quando a legislação foi aprovada, a realidade era a seguinte: - A privatização do setor de telecomunicações e energia elétrica era recente, só tinha cinco anos. - As empresas do setor, na maioria ex-estatais, eram enormes, com milhões de clientes. - E a nota fiscal eletrônica ainda não existia. A regulamentação dessas notas se deu pela necessidade, tanto das empresas quanto do governo, de aumentar a eficiência no faturamento e na fiscalização desses serviços. Imagine só imprimir um milhão de notas fiscais todo mês e armazenar duas vias por cinco anos. Haja armazém e caminhão pra transportar. A solução foi a seguinte: Pela nova regra, as empresas passaram a emitir a nota fiscal em uma única via (para enviar ao cliente) e entregar mensalmente à SEFAZ um CD com as informações contidas nessas notas, em um layout de arquivo padronizado. A empresa também precisaria manter, por cinco anos, uma cópia desse CD. Antes de gravar o CD, é necessário validar os arquivos e assiná-los digitalmente usando programas fornecidos pelo fisco. O CONFAZ estabeleceu que a SEFAZ de São Paulo é responsável por fornecer esses programas para uso em todo o país. De um modo geral, o processo ainda é o mesmo, exceto pelo fato de que hoje em dia o arquivo é enviado pela Internet ao invés do CD. ## Principais diferenças da Nota Fiscal de Telecomunicações A NF de Telecomunicações é diferente das notas de mercadoria (modelo 55) e das notas municipais de serviço nos seguintes aspectos: - Ela não precisa de certificado digital na hora de emitir. - O certificado digital só é utilizado uma vez por mês, que é na hora de transmitir o arquivo para a SEFAZ. - Não existe DANFE e nem arquivo XML para enviar ao cliente. Você só envia a NF em papel ou em meio eletrônico (que pode ser em PDF, por exemplo). - Também não existe arquivo XML para o escritório de contabilidade importar no sistema deles. O layout de arquivo especificado pelo CONFAZ é uma coleção de arquivos TXT. Alguns programas de contabilidade sabem importar arquivos neste layout. - A Nota Fiscal é emitida internamente, na sua empresa, sem precisar de autorização da SEFAZ para cada nota emitida. Somente quando acaba o mês é que você transmite o arquivo das notas para a SEFAZ. - Não é necessário acessar o site da SEFAZ para emitir as notas fiscais. A emissão é feita totalmente pelo Perficio. ## O ciclo da nota fiscal O processo completo da emissão até a transmissão das notas fiscais envolve os seguintes programas: 1. O Perficio 2. O Programa Validador 3. O Gerador de Mídia TED 4. O programa transmissor O programa Transmissor é fornecido pela SEFAZ do estado onde a sua empresa está inscrita. Repare que alguns estados não exigem a transmissão do arquivo mensal. O fluxo de dados então é o seguinte: Perficio -> Validador -> GeraMidiaTED -> Transmissor 1. No Perficio, você emite as notas fiscais normalmente ao longo do mês (mais adiante veremos como fazer isto). 2. Quando o mês acabar, ainda no Perficio, você vai usar a função Gerar Arquivos Mensais. 3. Em seguida, você abre o Programa Validador (fornecido pela SEFAZ-SP) e valida os arquivos gerados pelo Perficio. O Validador vai gerar um novo arquivo chamado **arquivo controle**. 4. Depois você abre o Gerador de Mídia TED (também da SEFAZ-SP), que vai ler esse arquivo controle e assinar o pacote inteiro digitalmente usando seu certificado digital. 5. Finalmente, você transmite o arquivo usando o programa transmissor fornecido pela SEFAZ do seu estado. Geralmente, essas duas últimas etapas, de assinatura e transmissão, são feitas pelo escritório de contabilidade, enquanto as etapas anteriores são feitas pela sua empresa . Você vai entender agora o detalhamento de cada etapa do processo. ## Emissão da nota fiscal no Perficio No Perficio, existem duas maneiras de emitir uma nota fiscal: o método automático, mais simples, e o método manual, que é mais flexível. ### Modo automático No método automático, as notas são preenchidas automaticamente usando parâmetros que você configura previamente nos planos de acesso. Então, você seleciona os boletos já emitidos e usa um simples comando para emitir as notas. #### Configuração dos parâmetros fiscais nos planos Para definir os parâmetros fiscais, você precisa acessar a tela de configuração dos planos, conforme os seguintes passos: 1. Clique no botão **Planos** da barra de ferramentas do sistema. Você vai ver uma janela com a lista de planos cadastrados. 2. Clique duas vezes no plano que você deseja configurar. 3. E selecione a aba **Nota Fiscal**, que é a última. Esta tela possui três parâmetros: - **Modelo de Nota Fiscal**: pode ser 21 ou 22, dependendo da orientação fiscal dada pelo seu contador e pela SEFAZ. - **Série de Nota Fiscal**: Normalmente é preenchida com o número 1. Este campo serve para que você possa ter mais de uma sequência numérica. Por exemplo, se você também emite notas a partir de outro programa além do Perficio, você precisa usar séries diferentes para evitar conflitos numéricos. - **Observações na nota**: O texto que você digitar neste campo será automaticamente incluso no quadro "Observações" de todas as notas emitidas neste plano de acesso. Estes são apenas os parâmetros gerais do cabeçalho e rodapé da nota. Os parâmetros de maior importância são configurados em cada item da nota, como veremos a seguir. Uma nota fiscal de telecomunicações possui um ou mais itens. Cada item corresponde a um serviço que está sendo faturado. Quando você cadastra um plano de acesso, o Perficio já cria automaticamente um item com parâmetros já configurados para você ajustar. Para alterar a configuração de um item, basta clicar duas vezes no item desejado. A tela do item da nota possui os seguintes parâmetros: - **Quantidade**: Preencha a quantidade do serviço que será faturado - **Preço unitário**: Digite o valor unitário do serviço. Ele será multiplicado pela quantidade. - **Base de cálculo do ICMS**: Digite, em Reais, a parcela do valor unitário sobre a qual incidirá o ICMS. - **Alíquota do ICMS**: Digite a alíquota, em percentual, do imposto ICMS que deverá ser destacado na nota. - **Valor isento de ICMS**: Digite, também em Reais, a parcela do valor unitário que é isenta de ICMS. - **CFOP**: Neste campo você especifica o *Código Fiscal de Operações e Prestações* do item. Para encontrar os códigos CFOP possíveis, você pode clicar no botão *Pesquisar CFOP*. Atenção para um detalhe importante: O valor digitado no campo Preço unitário deve ser, obrigatoriamente, a soma da Base de cálculo com o Valor isento de ICMS. Ou seja: Preço unitário = Base de cálculo + Valor isento de ICMS #### Emissão das notas fiscais no modo automático Agora que você configurou os parâmetros fiscais nos planos de acesso, é hora de emitir as notas a partir dos boletos bancários. Para emitir as notas, você seleciona um ou mais boletos no sistema e usa o comando **Ações -> Outros -> Emitir NF de Telecomunicação**. Esta ação está presente em vários lugares do sistema, por exemplo: - Na tela do título (boleto) - Na listagem de boletos de um cliente - Nas pesquisas de boletos do sistema (menu **Financeiro -> Títulos a Receber**) Quando você clicar no comando, o Perficio vai exibir uma tela confirmando os dados e perguntando a data de emissão da nota. Você pode especificar uma data diferente da atual, desde ela não seja anterior à data da última nota que você emitiu no Perficio para esta mesma série e modelo. Depois que você decidir a data, clique no botão Gerar Notas Fiscais. Para que a nota seja emitida com sucesso, as seguintes condições devem ser atendidas: - O cadastro do cliente deve possuir CPF, endereço completo, CEP e pelo menos um número de telefone - Não deve existir outra nota fiscal emitida para este mesmo boleto - Os parâmetros fiscais do plano de acesso precisam estar configurados corretamente - O boleto deve estar associado a uma conta de acesso (ou contrato) de internet, pois senão o Perficio não sabe onde obter os parâmetros fiscais Caso alguma nota não obedeça essas condições, o sistema coloca o motivo do erro na coluna Mensagem da tela de emissão de notas. Depois do processo concluído, você pode imprimir as notas ou enviá-las por e-mail. ### Modo manual Eventualmente, o modo automático não atende as necessidades fiscais de alguns contratos específicos. Nestes casos, você vai precisar fazer o processo manualmente. A emissão manual da nota fiscal requer a digitação de todos os parâmetros fiscais, nota por nota. Para emitir uma nota neste modo, você usa o caminho **Provedor -> Nota Fiscal -> Emitir Nota Manualmente**. Na tela que vai aparecer, preste atenção especial aos seguintes campos: - **Modelo de Nota Fiscal**: pode ser 21 ou 22, dependendo da orientação fiscal dada pelo seu contador e pela SEFAZ. - **Série de Nota Fiscal**: Normalmente é preenchida com o número 1. Este campo serve para que você possa ter mais de uma sequência numérica. Por exemplo, se você também emite notas a partir de outro programa além do Perficio, você precisa usar séries diferentes para evitar conflitos numéricos. - **Mês de apuração**: Indica o mês da prestação dos serviços faturados nesta nota. - **Emitente:** Selecione a empresa emissora da nota (ou seja, seu provedor) - **Terminal telefônico:** Preencha este campo somente se o tipo de utilização escolhido for *TELEFONIA*. O formato de telefone deve incluir o DDD e não conter pontuação, conforme o exemplo exibido na tela. - **Boleto**: Este campo é opcional e pode ser preenchido com o código do boleto ou título que será usado para a cobrança dos valores desta nota. Após preencher os campos da primeira aba, clique no botão **Salvar Alterações**. Em seguida, clique na aba **Serviços** para especificar os itens e observações da nota. Para acrescentar o primeiro item, clique em **Adicionar Item**. Os campos do item de nota fiscal são os seguintes: - **Produto**: Escolha o produto cadastrado no sistema que corresponda ao serviço faturado - **Descrição**: Esta é a descrição do serviço que aparecerá na nota. O Perficio preenche este campo automaticamente com o nome do produto escolhido. - **CFOP**: Neste campo você especifica o *Código Fiscal de Operações e Prestações* do item. Para encontrar os códigos CFOP possíveis, você pode clicar no botão *Pesquisar CFOP*. - **Código do serviço**: Corresponde ao código, interno à empresa, do serviço. O Perficio preenche este campo automaticamente com o código do produto escolhido. - **Código de classificação**: Digite o Código de Classificação de Item de Documento Fiscal, conforme especificado no item 11.5 do anexo único ao Convênio ICMS 115/2003. O Perficio já preenche automaticamente este campo com o código **104**, que corresponde a "Assinatura de serviços de provimento à Internet". - **Tipo de unidade**: Preencha com o tipo de unidade que será utilizada para apurar o serviço. Exemplos: unidade, minuto, hora, megabyte, e outros. - **Quant. contratada**: Especifique a quantidade contratada pelo cliente. - **Quant. fornecida**: Aqui você digita a quantidade realmente consumida pelo cliente. - **Valor total**: Digite o valor total do serviço. - **Desconto** e **Acréscimos**: Digite quaisquer descontos ou acréscimos a deduzir ou acrescentar ao valor total. - **Base de cálculo do ICMS**: Digite, em Reais, a parcela do valor total sobre a qual incidirá o ICMS. - **Alíquota do ICMS**: Digite a alíquota, em percentual, do imposto ICMS que deverá ser destacado na nota. - **Valor isento de ICMS**: Digite, também em Reais, a parcela do valor unitário que é isenta de ICMS. - **Valor do ICMS**: Corresponde ao valor do ICMS, em Reais, que será destacado na nota. O Perficio vai preencher este campo automaticamente. Após especificar os dados do item, clique no botão **Salvar Alterações** e feche a janela do item para voltar à tela da nota fiscal. Talvez você não tenha percebido, mas até este ponto você não especificou o número e a data da emissão da nota. Mas tudo bem, pois é o Perficio que controla essas duas informações para não haver risco da sua empresa emitir notas com números fora de sequência ou com datas inválidas. Antes de receberem numeração e data, as notas ficam com o status "Em digitação". > Dica: Você pode consultar as notas que estão em digitação caso queira continuar de onde parou. Elas estão no caminho **Provedor -> Nota Fiscal -> Notas em Digitação**. Para concluir a sua nota, clique no botão **Emitir e Numerar Nota Fiscal**. O Perficio vai exibir uma tela confirmando os dados da nota e perguntando a data de emissão desejada. Você pode especificar uma data diferente da atual, desde ela não seja anterior à data da última nota que você emitiu no Perficio para esta mesma série e modelo. Caso o sistema encontre alguma inconsistência nos dados da nota ou no cadastro do cliente, a nota não será emitida, e o motivo aparecerá na coluna Mensagem da tabela. Se isto acontecer, corrija o problema apontado e tente numerar a nota novamente. ## Gestão das notas emitidas O Perficio armazena por tempo indeterminado as notas fiscais que você emite, permitindo que você realize cancelamentos e emita relatórios. ### Consultando as notas cadastradas Pelo menu principal, no caminho **Provedor -> Nota Fiscal -> Pesquisar Notas Fiscais**, você pode pesquisar as notas fiscais por ordem cronológica, utilizar filtros e diversas opções de agrupamento com somatórios de valor, ICMS e quantidade. Se você quiser consultar as notas emitidas para um determinado cliente, basta você clicar na opção Notas Fiscais da tela do cliente. Essa opção mostra o histórico de notas fiscais emitidas, canceladas e em digitação. ### Como cancelar uma nota Eventualmente, você pode desistir de emitir ou precisar refazer uma nota fiscal. Como não é possível excluir notas fiscais emitidas, pois do contrário a numeração perderia a sequência, o Perficio oferece a opção de cancelamento. Você pode cancelar notas fiscais usando o comando **Ações -> Cancelar**. Este comando está disponível na tela da nota fiscal, na tela do cliente e na tela de consulta de notas fiscais do sistema. Dependendo do status da nota fiscal, o comando de cancelamento pode ter dois significados diferentes. Se o status for "em digitação", ou seja, a nota ainda não foi oficialmente emitida, o cancelamento significa que você desistiu de emitir aquela nota fiscal. Ela não será enviada ao fisco, até porque ainda não possui numeração nem data de emissão. Caso contrário, se a nota já estiver "emitida", ela será inclusa no arquivo para enviar à SEFAZ, porém vai com a informação de **cancelada** e não gera imposto a pagar. Uma observação importante: O Convênio ICMS 115/2003 não prevê o cancelamento de notas fiscais após o envio do arquivo mensal. ### Alterando dados de uma nota O Perficio permite que você comece a fazer suas notas fiscais e salve seu trabalho para, em outro momento, continuar de onde havia parado. Para alterar os dados de uma nota, você abre uma tela de consulta de notas cadastradas, como visto anteriormente, e clica duas vezes na nota que você deseja alterar. Importante: Se a nota fiscal estiver com o status *Emitida*, o único campo que você pode alterar é o de Observações. No caso das notas *Em digitação*, você pode alterar todos os dados. ## Gerando os arquivos mensais para a SEFAZ Ao final de cada mês, é hora de gerar os arquivos de nota fiscal para enviar à SEFAZ. Repare que a SEFAZ só aceita uma remessa por mês. Por esse motivo, recomendamos que você faça esse procedimento somente no mês seguinte à emissão das notas. Por exemplo, no início de março você envia o arquivo com as notas de fevereiro. Para gerar o arquivo de notas no Perficio, acesse o comando **Provedor -> Nota Fiscal -> Gerar Arquivos Mensais**. Na tela de geração de arquivos, preencha o período, o modelo e a série das notas fiscais para as quais você quer gerar o arquivo. Se, por acaso, sua empresa trabalha com mais de uma *série* de notas fiscais dentro do Perficio, você precisa gerar um arquivo para cada série. Ao clicar no botão Gerar Arquivos, o Perficio vai perguntar em que pasta do computador você gostaria de salvar. Os arquivos estarão contidos num arquivo compactado em formato ZIP. Você precisa descompactar esses arquivos, gerando uma nova pasta para as notas do mês. ## Validando os arquivos e gerando o recibo de entrega Antes de transmitir seus arquivos de notas, é necessário validá-los usando o programa Validador fornecido pela SEFAZ-SP (mesmo que sua empresa não esteja em SP). Na tela principal do Validador, acesse o comando **Arquivo -> Abrir Identificação**. Procure o arquivo chamado **identificacao.ini** na pasta onde você descompactou os arquivos gerados pelo Perficio. Após abertura do arquivo, os campos de identificação do contribuinte serão automaticamente preenchidos. Certifique-se de que todos os campos estão preenchidos e prossiga com o comando **Arquivo -> Validar Arquivo**. Inicie o processo de validação: 1. Clique em **Abrir Arquivo** e aponte para a mesma pasta de onde você abriu o arquivo de identificação. Será exibido um único arquivo possível para abrir. Escolha-o. 2. Clique em **Validar Arquivos**. Responda "**Sim**" para gerar o arquivo de ocorrências de erros e advertências e grave-o na mesma pasta dos demais arquivos. 3. Se a validação ocorrer normalmente, clique em **Gerar Controle**, finalizando o processo de validação. 4. Clique no botão **Sair**. ### Erros e advertências na validação Talvez o processo de validação resulte em *advertências* ou *erros*. As *advertências* são apenas observações sobre o preenchimento de campos não obrigatórios e não impedem a validação do arquivo. Já os *erros* são condições fatais que impedem a conclusão do processo. Normalmente, os erros são relacionados ao preenchimento incorreto de campos obrigatórios, como CEP, CPF, entre outros. Nesses casos, você precisa entrar em contato com nosso suporte técnico a fim de identificar a causa dos erros para então corrigi-los. Depois de corrigir quaisquer erros, não é necessário emitir as notas fiscais novamente. Basta você gerar novamente o arquivo mensal no Perficio e refazer a validação. ### Gerando o recibo de entrega Após a validação do arquivo, você deve gerar um *recibo de entrega*, que é um documento contendo um resumo das notas, com os valores totais, alíquotas e impostos a recolher. Para gerar o recibo de entrega, ainda no Validador, use o comando **Arquivo -> Gerar Recibo de Entrega**. Na janela que se abre, clique no botão **Abrir** e aponte para a mesma pasta onde você gerou os demais arquivos. Quando o documento for exibido na tela, você pode imprimir ou converter para PDF. ## Como fazer a assinatura digital para enviar à SEFAZ A última etapa antes da transmissão dos arquivos é a assinatura digital. Para assinar digitalmente o seu arquivo de notas fiscais, você vai precisar do programa **Gera Mídia TED**, que é fornecido pela SEFAZ-SP e vale para todo o Brasil. Para iniciar o processo de assinatura, clique em **Arquivo -> Abrir**. Aponte para a mesma pasta onde estão os arquivos utilizados no processo de validação. Quando aparecer a tela com os dados da empresa, clique em **Arquivo -> Validar**. Em seguida, clique no botão **Validar** da nova janela que se abre. O programa perguntará se você quer gerar a mídia. Responda **Sim** (ou, se os botões estiverem em inglês, clique ***Yes***). Escolha o certificado digital que será usado para assinar os arquivos. Digite a senha do certificado digital quando solicitado. Em seguida, seu arquivo estará pronto para transmissão usando o aplicativo TED da secretaria de fazenda do seu estado. ## Conclusão Neste tutorial, você aprendeu como funciona a nota fiscal de telecomunicações. Vimos também como configurar o Perficio para emissão manual e automática das notas e detalhamos todo o processo desde a emissão até a assinatura digital dos arquivos mensais. Até a próxima! ## Links - (https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/convenios/2003/cv115_03) (Legislação da nota fiscal de telecomunicação) - (https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nf-comunicacao-energia/Paginas/Sobre.aspx).
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Itajaí:
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